So ziemlich jeder hat es sicher schon mal gehört: „Die Mail – nee, die hab ich nicht bekommen.“
Vielleicht hat das ja auch schon selbst jemand mal erlebt. Oder gar: absichtlich gesagt? Weil man etwas vergessen hat?
Fakt ist jedenfalls: dieser Satz ist einer der häufigsten in der Welt der Büros. Und da haben wir uns gefragt: Kann das sein? Können E-Mails verschwinden? Die Frage haben wir weitergegeben an jemanden, der es wissen könnte. Bert Ungerer, Redakteur des Magazins für Informationstechnik i’X.
Einen schönen Guten Tag Herr Ungerer.
Guten Tag Herr Heeke.
Kann es passieren, dass Emails verschwinden?
Wenn mir ein Kommunikationspartner damit kommen würde, er habe die Email nicht bekommen, da wäre ich doch sehr stutzig. Es ist doch sehr unwahrscheinlich, dass eine Email nicht beim Empfänger ankommt. Täglich gehen ja Milliarden Emails ein und aus, bei Milliarden von Absendern und Empfängern und es ist eins der zuverlässigsten Kommunikationsmedien.
Würden Sie dann dem Kollegen unterstellen, dass es ein menschlicher Fehler ist. Dass man es vielleicht vergessen hat?
Nein. Wie bei jedem Kopiervorgang von digitalen Dateien, nichts Anderes ist eine Email, die von Rechner zu Rechner kopiert wird, kann es sowohl technische als auch menschliche Pannen geben, die verhindern, dass eine Email den vorgesehenen Empfänger erreicht. Da sind zum Beispiel Spamfilter zu nennen oder auch einfach ganz normale Pannen, wie Festplattenabstürze oder das ein Rechner plötzlich verbrennt oder irgendwelche massiven Pannen können schon dahinter stecken (lacht).
Das sind natürlich Extrembeispiele. Nun kann es ja dennoch sein, dass mal Mails „verschwinden“, dass sie beispielsweise im Spamordner landen oder vielleicht das Email-Postfach voll ist. Bekommt man da eigentlich eine Warnmeldung?
Wenn dieser Kopiervorgang zwischen den Mailservern des Absenders und denen des Empfängers, aus welchen Gründen auch immer, schief geht, bekommt der Absender umgehend eine Benachrichtigung von seinem eigenen Mailserver. „Dieser Vorgang hat nicht geklappt, bitte versuch es später noch einmal.“ Wenn es nicht ganz so schwerwiegende Pannen sind – also vorübergehende Fehler – versucht der Mailserver des Absenders es auch. Es kann tagelang dauern, bis er es aufgibt und eine Fehlermeldung an den Absender schreibt. Dass eine Email in Sekunden beim Empfänger ankommt, ist keineswegs immer der Fall und es kann auch durchaus Stunden oder sogar Tage dauern, bis der Empfänger über einen gescheiterten Versuch informiert wird, je nachdem welche Fehlerquelle vorliegt.
Gibt es irgendetwas um Fehlerquellen auszuschließen? So etwas wie eine Lesebestätigung oder Priorität hoch? Hat das irgendeine Funktion?
Das hat eigentlich nur die Funktion, dass der Absender denkt, seine Email wird als besonders wichtig beim Empfänger wahrgenommen. Technisch gesehen hat das keinerlei Bewandtnis. Die Zuverlässigkeit der Zustellung steigt weder durch eine Signatur, noch durch eine Wichtig-Markierung. Das ist technisch gesehen völlig belanglos.
Also können Mails quasi nicht verschwinden, sondern sind in irgendwelchen Unterordnern aussortiert?
Das kann natürlich passieren, wenn der Empfänger meint, einen Spamfilter einsetzen zu müssen, der erst nach der Zustellung anfängt zu arbeiten. Dann passiert das Ganze im Verantwortungsbereich des Empfängers und dieser ist dann auch rechtlich gesehen, verantwortlich dafür, dass er die Email, die vielleicht versehentlich im Spamordner gelandet ist, doch zur Kenntnis nimmt. Das ist das große Problem bei Spamfiltern, die erst nach dem technischen Zustellvorgang eingreifen und die Mails mal falsch einsortieren. Und wer wühlt schon gerne im Müll, wer sucht die Eine unter tausenden Müllmails, die er vielleicht doch besser hätte lesen sollen.
Kann man das irgendwie verhindern?
Das kann man dadurch verhindern, dass man einen Spamfilter direkt auf dem Mailserver einsetzt. Dieser schaut praktisch während des Zustellvorgangs schon: ist die Mail merkwürdig oder enthält sie irgendwelche ausführbaren Dateien, die vielleicht noch mit einem Zip-Format komprimiert vorliegen. Dann gibt er dem Mailserver des Absenders zu verstehen, will ich nicht haben und damit bleibt die Email im Verantwortungsbereich des Absenders und kann nicht zugestellt werden. Also der Spamfilter muss wirklich schon während des Versandvorgangs eingreifen, dann funktioniert das auch rechtlich völlig einwandfrei.
Mittlerweile hat man immer mehr Endgeräte wie Smartphone, Laptop und Festrechner. Besteht denn die Gefahr, dass die Mail auf einem der Rechner verschwunden ist und man gar nicht nachvollziehen kann, wo sie ist?
Möglicherweise kommt mittlerweile fast überall das IMAP-Protokoll zum Einsatz. Das ist ein serverbasiertes Protokoll – die Emails bleiben also auf dem Server liegen. Sie werden als gelesen markiert – wenn ich von unterwegs aus mal geguckt habe – und dort weiter gespeichert und eben nur als gelesen markiert oder als beantwortet. Das ist heutzutage bei so vielen möglichen Endgeräten, die man verwenden kann als Anwender, die einzig sinnvolle Möglichkeit. Früher gab es auch das sogenannte POP, das Post Office Protokoll, das hat die Emails tatsächlich auch vom Maileingangsserver heruntergeladen. Dann ist die Email womöglich auf dem Endgerät versauert und man hat dann nicht mehr dran gedacht und hatte Pech, wenn die Email auf dem Notebook lag, dass man dann für zwei Wochen vielleicht gar nicht benutzt hat.
Wo kann man das einsehen, ob das noch so ist?
In den Servereinstellungen des Mailprogramms. Bei Thunderbird zum Beispiel sucht man einfach unter Servereinstellungen, ob es sich wirklich um IMAP oder POP handelt. Viele Mailserver bieten beides an, da sollte man auf jeden Fall sicher stellen, dass IMAP als Serverprotokoll verwendet wird.